Ein interner Verkehrsleiter ist jemand, der in einer echten Beziehung zum Unternehmen steht, wie zum Beispiel als Eigentümer, Angestellter, Direktor oder Anteilseigner. Dies kann auch jemand sein, der die Verwaltungsgeschäfte des Unternehmens selbst führt oder Unternehmer ist. Der interne Verkehrsleiter handelt immer im Interesse des Unternehmens und es gibt keine Beschränkung bezüglich der Anzahl der Fahrzeuge oder der gleichzeitigen Leitung mehrerer Unternehmen.

Ein externer Verkehrsleiter wird benötigt, wenn ein Unternehmen die Anforderungen an die fachliche Eignung nicht erfüllt. In diesem Fall muss das Unternehmen eine natürliche Person als Verkehrsleiter beauftragen. Der externe Verkehrsleiter muss dieselben Anforderungen erfüllen wie der interne Verkehrsleiter und darf lediglich im Interesse des Unternehmens handeln, für das er tätig ist. Ein Vertrag regelt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des externen Verkehrsleiters. Es gibt Vorgaben der EU-Verordnung, welche Aufgaben unbedingt vertraglich geregelt sein müssen. Externe Verkehrsleiter dürfen höchstens vier Unternehmen mit insgesamt höchstens 50 Fahrzeugen leiten.

Die Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 legt fest, dass ein externer Verkehrsleiter in der Lage sein muss, seine Aufgaben für das Unternehmen tatsächlich und dauerhaft wahrzunehmen. Ob Entfernungen eine Rolle spielen, hängt von der Entscheidung der Erlaubnisbehörde ab. Es ist jedoch erforderlich, dass der externe Verkehrsleiter seinen ständigen Wohnsitz innerhalb der Gemeinschaft hat.

Die Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 legt fest, dass ein Unternehmen, das den Beruf des Kraftverkehrsunternehmers ausübt, mindestens eine Person (den Verkehrsleiter) benennen muss, die bestimmte Anforderungen erfüllt. Diese Person muss die Verkehrstätigkeiten des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft leiten, in einer echten Beziehung zum Unternehmen stehen und ihren ständigen Aufenthalt in der Gemeinschaft haben. Falls das Unternehmen die Anforderungen der fachlichen Eignung nicht erfüllt, kann die zuständige Behörde es trotzdem zum Beruf des Kraftverkehrsunternehmers zulassen, sofern es eine Person benennt, die vertraglich beauftragt ist, Aufgaben als Verkehrsleiter auszuführen. Die Mitgliedstaaten können beschließen, die Anzahl der Unternehmen und/oder die Größe der Fahrzeugflotte, die ein Verkehrsleiter leiten darf, zu begrenzen. Das Unternehmen muss die benannte Person an die zuständige Behörde melden.

Um als Verkehrsleiter für ein Unternehmen tätig zu werden, müssen die Anforderungen an die fachliche Eignung gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 erfüllt werden. In Deutschland wurde dies in der Vergangenheit hauptsächlich durch eine Fachkundeprüfung bei der IHK oder durch die Abschlussprüfung zum Speditionskaufmann nachgewiesen. Mit Inkrafttreten der neuen Regelungen im Dezember 2011 werden jedoch Abschlüsse, die in Anlage 4 zu § 6, Absatz 1 der Berufszugangsverordnung für den Güterkraftverkehr genannt sind, nicht mehr automatisch als gleichwertig anerkannt. Ein Abschluss gilt nur dann als gleichwertig zur Fachkundeprüfung, wenn er alle Wissensbereiche abdeckt, die auch von der Fachkundeprüfung umfasst sind, so Artikel 7, Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009.

Ob der Unternehmer selbst als Verkehrsleiter fungieren kann, hängt davon ab, ob er über die notwendige Fachkundigkeit verfügt und bisher auch die Verkehrsgeschäfte geleitet hat. Wenn dies der Fall ist, kann er die Funktion des Verkehrsleiters selbst übernehmen. Andernfalls muss eine andere Person als interner oder externer Verkehrsleiter benannt werden.

Um sicherzustellen, dass sich Unternehmer und Verkehrsleiter an die Regelungen des Rechts der Ordnungswidrigkeiten halten, empfiehlt es sich, Möglichkeiten der Delegation zu nutzen und innerhalb des Unternehmens nachweisbar sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die entsprechenden Vorschriften einhalten. Größere Unternehmen können hierbei am besten auf automatisierte Verfahren zurückgreifen, wie beispielsweise automatische Führerscheinüberwachungen. Für selbstständige Unternehmer stellen die in Anhang IV der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 genannten Verstöße eine erhebliche Verschärfung der Anforderungen an die Zuverlässigkeit dar.

Wenn ein Verstoß gemäß Anhang 5 der EU-Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 vorliegt, gilt der Unternehmer oder Verkehrsleiter als unzuverlässig und die zuständige Behörde wird ein Verfahren zur Aberkennung der Zuverlässigkeit einleiten. Es gibt jedoch auch Verstöße gegen Vorschriften, die nicht zu den „7 Todsünden“ zählen, die die Zuverlässigkeit von Unternehmer und Verkehrsleiter beeinträchtigen können. In solchen Fällen orientieren sich die Behörden an einem Risikobewertungssystem, das die Anzahl und Schwere der Verstöße des Unternehmers und Verkehrsleiters bewertet und im Verhältnis zur Größe des Unternehmens setzt. Wenn eine bestimmte Punktegrenze überschritten wird, wird eine Überprüfung der Berufszugangsvoraussetzungen durchgeführt. Wenn die zuständige Behörde die Unzuverlässigkeit feststellt, wird dem Verkehrsleiter/Unternehmer die Lizenz oder Erlaubnis entzogen.